5 TECNICAS PARA ADMINISTRAR TU TIEMPO Y PRIORIZAR TUS TAREAS DE FORMA OPTIMIZADA
Muchas nos sentimos identificadas con esta frase: “Me paso el día corriendo de un lado a otro, ocupada con mil cosas, sintiendo que el día no ha cundido y no he realizado nada productivo”. Entonces, se apodera de nosotras un sentimiento de frustración, desmotivación e infelicidad por todos los frentes que debemos cubrir cada día. Por un lado, tenemos el aspecto laboral, las tareas de casa, los hijos, el ámbito social y familiar, son muchos los factores que demandan de nosotras y eso sin mencionar los “ladrones” de tiempo que vienen a ser las comunicaciones digitales y redes sociales. Hay tantos focos a los que debemos prestar atención, que es imposible terminar de centrarnos en una de tantas cosas que queremos realizar. En este post voy a hablar sobre 5 técnicas para gestionar bien tu tiempo, ser productiva y priorizar tus tareas de forma optimizada.
La administración del tiempo es un tema muy amplio y se puede clasificar en diferentes fases de nuestra vida, En este post nos vamos a centrar en la fase personal y laboral. Cuando hablo de lo personal me refiero al estado emocional, sentirte feliz con lo que haces, y cómo combinar este aspecto con el mundo laboral que, por lo general, es un tema que provoca estrés y frustración a muchas de nosotras.
Desde que somos pequeñas vamos adoptando una serie de rutinas y hábitos en nuestras vidas, viéndose reflejado en nuestra personalidad y forma de realizar las cosas…
Cuando te inicias en el mundo laboral, empiezas llena de ilusiones y ganas de darlo todo por aprender y sentirte útil. No importa las horas que dediques; nos movemos por motivación y prioridades, el trabajo se vuelve tu centro de atención, pero no siempre será así. Con los años las prioridades cambian y con ellas tus responsabilidades encontrándote entre la espada y la pared, abrumada por todas las cosas que debes hacer, siendo consciente de que el tiempo no nos alcanza para todo. Entonces, ya habrás adoptado hábitos y rutinas de trabajo que solo contribuyen a que malgastes tu energía y tiempo.
Existen muchas técnicas y apps para “administrar el tiempo”. Sin embargo, no se trata de utilizar la mejor app del mercado, sino de tener los hábitos y la práctica que te permita enfocar tu mente y energía en lograr las cosas que son importantes para ti. Ésta es la clave de la productividad personal y laboral. Vivimos en un mundo de distracciones, que te quitan la concentración y el tiempo y que no tienen nada que ver con tus prioridades.
Si eres una superwoman workaholic y multitasker, que te pasas el día haciendo mil cosas a la vez, quiere decir que tienes una vida llena de trabajo, muy ocupada, pero tus resultados no son significativos.
¿CÓMO PUEDES GESTIONAR TU TIEMPO PARA SENTIRTE PRODUCTIVA, EFICIENTE Y FELIZ?
EVALÚA TUS HÁBITOS
¿Eres de las que te quedas hasta altas horas de la noche viendo Netflix o consultando las redes sociales? ¿Apagas el despertador 3 o 4 veces y luego sales corriendo sin desayunar porque llegas tarde? Esto es un indicador de que estás quemando toda tu energía sin haber empezado a trabajar. Los malos hábitos afectan tu productividad. La falta de sueño, el sedentarismo y la mala alimentación hacen que tu concentración y desempeño no sea el más adecuado. Ni las mejores técnicas, ni una app va resolver estos problemas, tú eres la única que puede tomar conciencia y desarrollar las rutinas que te vuelvan más eficiente.
Una buena práctica sería dormir pronto para despertarte 2 horas antes de ir a trabajar y realizar aquellas tareas que no puedes hacer en tu jornada normal como por ejemplo, 20 minutos de deporte, estudiar, aprender un idioma, organizar tareas de casa. Si eres freelance planificar tu día y adelantar aquellas tareas de mucha concentración. ¡Te irá genial!
DESCUBRE CUANDO ERES MÁS PRODUCTIVA
Analiza tus rutinas diarias e identifica qué te hace perder el tiempo. Para esto, lo mejor es anotar en una libreta durante una semana todo lo que haces y el tiempo que te lleva realizar cada tarea. En un día de jornada todos tenemos picos de productividad. Por ejemplo, en mi caso he identificado que por las mañanas soy muy productiva. Luego, tengo momentos de productividad normal y ratos en los que me cuesta mucho concentrarme y pierdo el tiempo en cualquier cosa.
Sabiendo esto, realizar tareas que demandan mucha concentración en momentos en los que soy menos productiva sería una pérdida de tiempo. Haz el trabajo importante y que requiera mucha concentración y atención en tus momentos productivos, y deja el resto de tareas para momentos de menor concentración. Eso hará que tu productividad aumente y te sientas satisfecha al ver que empiezas y acabas tus tareas.
ELIMINA O LIMITA LOS LADRONES DE TIEMPO
Es importante identificar las actividades que supuestamente te llevarán 5 minutos y sin darte cuenta has perdido toda la mañana. Me refiero principalmente a las redes sociales (Facebook, Twitter, Instagram), el teléfono, mirar el correo. Aprender a manejar las interrupciones es una regla de oro de la productividad, dale prioridad a las tareas que te aportan más valor y las que contribuyen a conseguir tus objetivos del día.
CONOCE TUS PRIORIDADES
Esta parte consiste en ser más efectiva, centrándote en las cosas que te van a dar mejores resultados. Existen muchos métodos que te pueden ayudar a desarrollar esta habilidad, pero quiero compartir contigo dos métodos que me parecen interesantes:
Los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo: Técnica descrita en el libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, Stephen Covey, se trata de una matriz dividida en cuatro cuadrantes que consiste en agrupar las tareas en uno de los cuadrantes según prioridades: importante y urgente, importante y no urgente, no importante y urgente, no importante y no urgente.
Las del primer cuadrante, corresponden a aquellas tareas que son importantes y urgentes. Son tareas que no pueden ser pospuestas debido a lo urgente de su naturaleza. Ejemplo, proyecto de última hora cuya fecha vence ya, este tipo de situaciones provoca estrés y cansancio (apagafuegos). Segundo cuadrante, no son urgentes, pero sí importantes, son tareas que no requieren ser realizadas en el corto plazo, pero sí tienen importancia en el largo plazo. Ejemplo, establecer una planificación de un proyecto que tiene que salir en 5 meses. No es de extrema urgencia, pero conviene hacerlo cuanto antes ya que es de gran importancia. Tercer cuadrante, tareas que no son importantes, pero si urgentes, todas las interrupciones como llamadas imprevistas o algunas tareas triviales que te encarga tu jefe forman parte de este cuadrante. Cuarto cuadrante, todo aquello que no es importante y tampoco urgente, son considerados en este cuadrante los “ladrones” de tiempo, consultar el correo cada 10 minutos, etc.
La ley de pareto: También conocida como la regla del 80/20, establece que, el 20% de tu trabajo genera el 80% de tus resultados. Una forma de hacerlo es dividir el número de tareas que tengas entre 5 y del resultado seleccionar los más importantes. Ejemplo si tienes una lista de 30 tareas, utilizando esta fórmula, solo 6 serían realmente importantes. Decide cuáles son y encárgate de ellas cuanto antes.
CREA UN SISTEMA QUE SE ADAPTE A TU PERSONALIDAD Y TE PERMITA SER PRODUCTIVA
Cada persona es un mundo y tiene habilidades, hábitos y preferencias muy distintas. En el trabajo pasa lo mismo, cada uno tiene su propio rito y sistema de trabajar, lo que para algunos funciona bien para otros pueda que no. Es importante que adoptes aquellas prácticas, herramientas y sistemas de trabajo que te ayuden a ser más productiva. Para ello, necesitas conocer cuáles son tus fortalezas, preferencias de trabajo y tu personalidad productiva (cuándo eres más productiva), esto te ayudará a posicionarte y crear tu propio sistema de trabajo.
DESCUBRE CUÁNDO ERES MÁS PRODUCTIVA Y QUÉ LADRONES DE TU TIEMPO DEBES ELIMINAR.
Te animo a realizar esta práctica, y mejorar tu nivel de productividad. Me haría mucha ilusión que compartieras con nosotras tu experiencia o opinión.
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